Hilfe! Wege aus der Excel-Hölle

„Ein wahres Gottesgeschenk!“ denkt so mancher, wenn er im Laufe der Zeit ein Excel-Profi geworden ist und über diverse Tabellenblätter hinweg komplizierte Formeln, eigene Formatvorlagen und evtl. sogar externe Daten integriert hat. Es funktioniert, stürzt nicht ab, sieht am Ende irgendwann auch noch ganz passabel aus – ein Hoch auf dieses Geschenk Gottes!

Und ja, da haben sie bisweilen sogar Recht, die Excel-Jünger, die in mühevoller stundenlanger Arbeit Massen von Daten miteinander verknüpft haben oder Vorlagen erstellt haben, die es den Kollegen endlich erleichtern, Kalkulationen durchzuführen, Beträge unter Berücksichtigung aller erdenklicher Sonderkonditionen zu errechnen oder einfach auch Anträge zu stellen in dem Wissen, dass alle erforderlichen Informationen in dem Excel-Dokument erfragt werden und man sich nur noch um das Zusammensuchen dieser Informationen kümmern muss.

Mist – ich habe Excel kaputt gemacht!

Das Dumme ist nur, dass die Kopfarbeit, die in diesen intelligenten Dokumenten steckt, schnell wieder zunichte gemacht werden kann. Ein falscher Klick, man hats nicht gesehen, es wird schnell was getippt, der Kopf wird gehoben und hoppala – wieso bin ich denn jetzt in der Formel drin! Das mag nicht schlimm sein, denn man kann ja einfach solange den Zurück-Button klicken, bis die ursprüngliche Formel wiederhergestellt ist. Aber es geht auch schlimmer.

Nicht jeder, der mit Ihrem erstellten Excel-Dokument arbeitet, braucht auch alles. Da kann es schon mal passieren, dass „unnütze Spalten und Zeilen“ einfach gelöscht werden. Und Formeln, die stören, weil sie komische Zeichen anzeigen oder nur verwirren durch zusätzliche Daten, die einfach in diesem Fall irrelevant sind, sind dann weg.

Mag ja auch nicht so schlimm sein, denn irgendjemand wird schon noch eine Original-Datei haben und dann kann man sich ja sicherlich immer wieder die fehlenden Sachen wieder reinkopieren.

Dumm nur, wenn eine Datei, in der Formeln und Spalten/Zeilen-Struktur editiert wurden, als Vorlage weiterverschickt werden. Dieser virale Effekt wirkt sich dann verheerend aus, denn auch die Empfänger ändern evtl. die Datei weiter ab. Möchten z.B. irgendwas „korrigieren“ und bauen eine neue, aber falsche Formel ein, weil Sie gar nicht wissen, woher Sie die ursprüngliche Formel kriegen! Ab hier hat die Excel-Datei ihren Mehrwert verloren und kann sogar Schaden anrichten, wenn falsche Formeln falsche Ergebnisse ausgeben. Der Mitarbeiter wiegt sich in Sicherheit, denn er benutzt ja schließlich eine Vorlage, die schon in Ordnung sein wird.

Und das sind nur ein paar Punkte, die mit Excel schief gehen können. Man kann viele weitere nennen, wie

• Zusammenführung von Änderungen: Wenn es einen „Master“ gibt, bei dem alle editierten Dateien landen und der für die Zusammenführung verantwortlich ist, ist es sehr aufwendig und die Gefahr groß, dass er eine Excel-Datei übersieht oder Daten falsch überträgt.
• Fehlende Historisierung: Durch die Änderungsverfolgung sehen Sie zwar wer die letzten Änderungen durchgeführt hat, aber darüber hinaus gibt es keine Historisierung und damit fehlt die Revisionssicherheit.
• Kein Code-Repository für Erweiterungen: Jedes Excel-Dokument wächst mit der Zeit. Aber wenn mehrere Nutzer zeitgleich tolle Ideen haben und diese umsetzen wollen, werden sie niemals an einem gemeinsamen Stand arbeiten. Es wird immer einer „hinterher hinken“ und womöglich auf einer veralteten Version arbeiten.
• Mangelnde Benutzerfreundlichkeit: So beherrschbar Excel auch für Experten ist, so verwirrend ist es für den normalen Anwender eines Formulars, das Sie hinterlegt haben. Es ist kaum möglich, die Usability von einem umfangreichen Excel-Dokument für „einfache Anwender“ verständlich zu machen. Oftmals sind die Tabellenblätter schlichtweg überladen und unansehnlich. Der Benutzer weiß manchmal gar nicht, was er tun soll, denn auch erklärende Texte fehlen.
• Probleme durch inhaltliche Erweiterungen: Es passiert nicht selten, dass mitten in einer Tabelle noch Zeilen hinzugefügt werden müssen. Damit verbunden ist eine Verschiebung der Inhalte in den Zellen darunter. Und das kann schwere Folgen haben. Sind komplizierte Formeln hinterlegt, die gar über verschiedene Tabellenblätter greifen, muss hier unbedingt geprüft werden, ob diese Formeln noch valide und korrekt sind. Diese Prüfung kann aufwendig sein, doch sie wird noch aufwändiger, wenn sie einmal aus Nichtwissen oder „Wird-schon-nichts-passieren“-Flüchtigkeit unterlassen wird.
• Fehlende Prüfung von Algorithmen und Formeln: Wenn eine neue Formeln hinzugefügt wird oder ein Makro programmiert wird, sollte dies von jemand anderem überrüft werden. Das 4-Augen-Prinzip stellt sicher, dass kein Fehler gemacht wurde und nichts vergessen wurde. Allerdings vertrauen Vorstände und Geschäftsführer blind den Erstellern der Sheets, das diese Informationen auch richtig berechnet wurden.

Das Schöne ist: Wenn Sie diese Gefahren bei Ihren Excel-Dokument erkannt haben, sind Sie ein gutes Stück weiter.
Diese Punkte lassen sich nämlich ganz einfach in den Griff kriegen.

Die Rettung naht

Um es vorweg zu nehmen: Excel ist per se nicht schlecht. Aber sobald mehrere Personen mit mehreren Dokumenten arbeiten, die aber eigentlich nur in Teilen bearbeitet werden dürfen, ist Excel die falsche Lösung. Das oben beschriebene Szenario ist Alltag in Konzernen, wo viele Abrechungen und Kalkulationen noch über diesen Weg erstellt werden. Wenn die Excel-Datei fehlerhaft ist, führt das zu einer Serie von falschen Berechnungen und keiner merkt es – wie denn auch.

Der Ausweg ist klar: Formel und Abhängigkeiten zu anderen Datenbeständen müssen so hinterlegt werden, dass sie geschützt sind und nicht weiter editiert werden können. Und zwar so, dass auch nicht der IT-affinste Mitarbeiter diesen Schreibschutz mal eben „hacken“ kann, um „mal schnell“ ein „temporäres, nicht so wichtiges“ Dokument zu erzeugen. Denn da wird der Teufelskreis wieder eröffnet.

Ausbrechen aus dem Teufelskreis kann man nur, wenn die Excel-Vorlagen durch eine Software ersetzt werden. WAS? Gleich eine richtige Software? Wer jetzt die Augen aufreißt – ganz ruhig … wir reden hier nicht von einer Software, die einen Funktionsumfang hat wie Excel selbst, sondern von einer Software, die Ihre Kalkulationen etc. managed. Bei der Sie selber an einer zentralen Stelle die Berechnungen und Formeln anpassen können. Bei der Sie regulieren können, wer von Ihren Mitarbeitern entsprechende Kalkulationen durchführen darf. Bei der automatisiert Dokumente, z.B. Angebote erstellt werden, die Sie dann versenden können. Einfach eine Software, die Ihre Prozesse verbessert, in dem die Excel-Hölle abgelöst wird.

WMS – WOGRA Modelling System

Und für so eine Lösung braucht es nichtmal einen horrenden Aufwand. Von Hand programmiert kann eine derartige Software zwar eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen, doch geht es auch einfacher.

Mit WMS hat WOGRA eine OpenSource Entwicklungsplattform geschaffen, die es ermöglicht, modellbasiert Bausteine für individuelle Geschäftsanwendungen auf Basis von vordefinierten/definierbaren Modellen (PlugIn’s) zu entwickeln. Die generierte Lösung ist auf verschiedenen Geräten und Betriebssystemen einsetzbar (Web, Mobile, Desktop). WMS bietet eine Methodik, mit der individuelle Software-Lösungen einfach in kurzer Zeit umgesetzt, eingesetzt und erweitert werden können. Die automatisierte Code-Erstellung und -Prüfung reduziert Fehler und erhöht die Qualität signifikant.

Von Excel zu WMS – so funktionierts!

Ihr Excel-Dokument wird in WMS in einem Datenmodell hinterlegt. Dies enthält bereits alle Abhängigkeiten und Validierungen. Formeln können jederzeit eingefügt werden, eigene Algorithmen können jederzeit per JavaScript eingebaut werden. Aus dem modellierten Datenschema wird automatisiert per Knopfdruck eine Anwendung erstellt – für Web, Mobile oder Desktop. Sollte sich das Datenmodell ändern, müssen die Änderungen nur an dieser zentralen Stelle durchgeführt werden. Alles weitere geschieht wieder automatisiert im Hintergrund. Dabei greifen stets unsere automatisierten Test-Algorithmen, die bei jeder neuen Version Ihrer Software die Qualität dieser sichern.