Warum eine Software-Lösung nicht immer auch eine Lösung ist - WOGRA

Warum eine Software-Lösung nicht immer auch eine Lösung ist

Voll im Trend – die digitale Transformation

Die Politik ist ja inzwischen schon ganz heiß auf die Digitalisierung und setzt alles daran, damit der Funke auch bei den Unternehmen überspringt. Die digitale Transformation bedeute ja immerhin eine Menge für uns – geht es doch um die Sicherung des Wirtschaftsstandorts Deutschland und seiner Zukunftsfähigkeit!

Doch zeigt sich am Beispiel dieses aktuellen Trends, dass eine Software-Lösung nicht immer auch eine Lösung ist. Sicherlich, wir brauchen nicht darüber reden, dass eine Fabrik mit großen Lagerhallen ein Warenwirtschaftssystem braucht, um die Bestände verwalten zu können. Oder dass eine Auto-Werkstatt ein Auftragserfassungs-System braucht. Nur um solche Lösungen, die bereits jetzt einen reibungslosen Ablauf und die Existenz eines Unternehmens sichern, geht es hier gar nicht.

Wir brauchen eine Software – jetzt!

Die Entscheidung, eine neue Software einzuführen, kommt in den meisten Fällen nicht aus der Belegschaft, sondern von dem zuständigen IT-Leiter oder der Geschäftsführung. Die Grundlage für diese Entscheidung bilden dann vor allem Zahlen aus dem Controlling oder aus Beobachtungen, dass bestimmte Prozesse zu lange dauern. Dann folgt der erleuchtende Gedankenblitz: Wir brauchen eine Software dafür! Und nun wird ein Riesending gestartet: Dienstleister werden ausgewählt, ein Pflichtenheft zur Beschreibung der erforderlichen Funktionen wird erstellt, Prototypen werden analysiert, Testversionen werden an bestehende Systeme angebunden, nach jeder Fehlerbehebung muss die Funktionalität erneut überprüft werden, am Ende wird die Software produktiv genommen und schlussendlich müssen die Mitarbeiter, die nun damit arbeiten werden, auch geschult werden. Das kostet Zeit, das kostet Geld. Und manchmal auch Nerven.

Die heiße Phase – Einsatz im produktiven Betrieb

Doch die spannende Phase kommt eigentlich erst im produktiven Einsatz. Denn erst hier zeigt sich, wie gut sowohl das erdachte Konzept als auch die realisierte Software tatsächlich ist! Die große Gefahr beim Konzept besteht darin, dass es jemand geschrieben hat, der keine Berührungspunkte mit dem späteren produktiven Einsatz hat. Möglicherweise wurden Prozesse vergessen, unnötige Zwischenschritte oder Angaben eingeführt – und nicht mit den beteiligten Mitarbeitern gesprochen, ob eine Software die Prozesse überhaupt erleichtern würde. Auf der anderen Seite kann die Software von der Oberfläche her schlecht gestaltet sein – die Mitarbeiter finden dann entsprechende Funktionen gar nicht oder unterlassen wichtige Schritte, weil es ihnen schlichtweg zu kompliziert ist. Wenn die Anbindung an Schnittstellen anderer Systeme fehlerhaft ist, wird die ganze Software sogar komplett unbrauchbar.

So wird die Lösung eine Lösung

Die Motivation, eine Software einzuführen, ist lobenswert – denn sie kann definitiv einen Fortschritt für das Unternehmen bedeuten – nur sollten sowohl die Mitarbeiter bedacht werden, die dann mit der Software arbeiten sollen, als auch die Schnittstellen der Systeme, die angebunden werden müssen.

Das bedeutet, dass man die Anwender möglichst von Anfang an mit ins Boot holt, regelmäßige Vorführtermine der Software durchführt um sich das Feedback der Anwender einzuholen. So entstehen fruchtbare Diskussionen zu einer bestmöglichen Lösung im Sinne des Anwenders. Wenn es möglich ist, sollte man die Software in kleinen Iterationen entwickeln, sodass die dadurch entstehenden Features vom Anwender schnell verwendet werden können. So sammelt man bereits frühzeitig Erfahrung mit der Software und hat die Möglichkeit Verbesserungen durchzuführen. Ist die Anwendung für Endkunden gedacht, sollte man sich potenzielle Benutzer mit ins Boot holen und deren Eindrücke von der Software bei der Weiterentwicklung berücksichtigen.

Gerade bei einer großen Anzahl an Benutzern sollte man auch Methoden wie z.B. die Empathiekarte hinzuziehen um die Anwendungen nach den Bedürfnissen der Anwender zu entwickeln. Sich in den Anwender hinein zu versetzen heißt neudeutsch Design Thinking. Design Thinking wird als Begriff aktuell sehr stark verbreitet, doch die Idee dahinter sollte eigentlich bei jedem guten Softwaredienstleister, der für seine Kunden die bestmögliche Lösung entwickeln will, schon immer in jedem Softwareprojekt wesentlich berücksichtigt werden.