Team: Wolfgang Graßhof Geschäftsführer

Software kaufen oder entwickeln? Das Interview mit unserem Geschäftsführer Wolfgang Graßhof

Make or Buy?

Nicht ganz so alt wie der Computer selbst ist die Frage, die sich ein IT-Chef stellt, sobald das Unternehmen neue Anwendungssoftware braucht: Make or Buy?

„Egal ob es um Standardlösungen, maßgeschneiderte Software-Entwicklung oder die Wartung geht – die Qualität steht unbestritten im Mittelpunkt“, erklärt WOGRA Geschäftsführer Wolfgang Graßhof.

Gerade heute in Zeiten der Digitalisierung werden Anwendungen aus gutem Grund individuell für ein Unternehmen entwickelt. Zu „eigen“ sind entscheidende Geschäftsprozesse, als dass sie sich in das Korsett einer Standardsoftware pressen ließen. Umgekehrt würde ein Unternehmen an Alleinstellungsmerkmalen und Stärke verlieren, wenn es bei entscheidenden Aufgaben auf den durch die Software definierten Standard zurückfällt und nur noch das macht, was andere auch können. Der Augsburger Software-Unternehmer Wolfgang Graßhof berichtet über die individuelle Lösung von speziellen Aufgaben, die ein Unternehmen auf seine ureigene Art erledigt und sich gerade dadurch Vorteile im Wettbewerb verschafft.

 

Wolfgang Graßhof im Interview

Wolfgang, „Make or Buy“ ist seit jeher die Gretchenfrage für die IT-Leiter, sobald es um die Implementierung einer neuen Anwendungssoftware geht. Welche Antwort haben Sie?

Wolfgang Graßhof: Wie so oft muss man hier mit „Es hängt davon ab.“ antworten. Es macht keinen Sinn, ein großes ERP System wie zum Beispiel SAP nach zu implementieren. Es macht aber durchaus Sinn, ergänzende Software zu implementieren, die auf Daten eines ERP Systems zugreift diese weiterverarbeitet und evtl. wieder im ERP System abspeichert. Das kann zum Beispiel dann sinnvoll sein, wenn ich Daten für Kunden aufbereitet über das Web anbieten will, oder Funktionen benötige, die das ERP System nicht anbietet. Oftmals wird zwanghaft versucht, alle Funktionen in ein ERP System zu integrieren und es wird wenig darauf geachtet, in wie weit dies nicht mehr Aufwände verursacht oder die Stabilität des Systems bei Softwareaktualisierungen gefährdet. Auch Berechnungen, die die Prozessoren belasten, können schnell dazu führen, dass während solchen Berechnungsläufen das ganze ERP System nicht zur Verfügung steht, weil es darauf gar nicht ausgerichtet ist.

Um herauszufinden, welcher Weg für welche Anforderungen der Richtige ist, analysieren wir per Geschäftsprozessanalyse und anschließend durch unsere Technologie Beratung.

Wie geht man bei WOGRA diese Aufgabe an?

Wolfgang Graßhof: Wir haben einen definierten agilen Prozess, der von der Geschäftsprozessanalyse über die Technologie Beratung bis hin zur Softwareentwicklung darauf abzielt, die perfekte Lösung für unseren Kunden zu finden und zu realisieren. Hierfür arbeiten wir eng mit den Fachabteilungen des Kunden zusammen um klare Kenntnisse über die Kundenanforderungen zu erlangen.
Aufgrund dieser Anforderungen erarbeiten wir Lösungsvorschläge für unsere Kunden und informieren ihn über Vor- und Nachteile der einzelnen Lösungsansätze.
Hat der Kunde eine Entscheidung getroffen, setzen wir diese dann in Software um. Das heißt: Alle Systeme bei unseren Kunden unterscheiden sich. Alle Kunden haben auch nur genau die Software, die sie wirklich benötigen – und keine Programmzeile mehr. Das ist nicht nur performanter, sondern auch wirtschaftlicher. Außerdem sinkt die Komplexität deutlich. Große Standardlösungen schleppen ja jede Menge Ballast in Form von Funktionen mit, die irgendein Kunde irgendwann benötigen könnte.

Die Kunst besteht also im Weglassen?

Wolfgang Graßhof: Genau. Ich möchte dem Kunden keine Datenbank mit 100 Feldern anbieten, aus denen er dann die 37 ausfiltern muss, die er braucht. Das ist wirklich Ballast, denn auch die nicht benötigten Daten brauchen Speicherplatz und das Filtern Rechnerleistung. Wir machen das anders. Wenn ein Kunde eine zusätzliche Funktion braucht, dann entwickeln wir diese Zusatzfunktion. Damit habe ich die besseren Erfahrungen gemacht. Ob das allerdings der Weisheit letzter Schluss ist, weiß ich auch nicht. Aber wir machen das bereits seit Bestehen der WOGRA erfolgreich so. Daher ist unser Weg bestimmt nicht ganz falsch.

Wie kann man sich die individuelle Zusammenstellung einer Anwendung durch WMS vorstellen?

Wolfgang Graßhof: Wir entwickeln unsere Software vollständig mit einem Tool – der WMS Development Plattform oder kurz WMSDP. Dabei gehen wir von der Datendefinition aus – und generieren dann die Software, die diese Daten verwaltet und verarbeitet. Ergänzungen und Änderungen an Programmen sind so mit minimalem Aufwand – also auch schnell und kostengünstig – realisierbar.
Wünscht ein Kunde eine Zusatzfunktion, dann stellen wir zunächst fest, welche Datenfelder dafür nötig sind. Steht das Datengerüst, wird der Aufwand für die Entwicklung geschätzt und ein Kostenvoranschlag gemacht. Das geht dank WMSDP sehr rasch, weil hochautomatisiert. Auch Änderungen sind einfach, wie etwa zusätzliche Plausibilitätsprüfungen oder Umstellungen im Layout der Bildschirm- oder Druckausgabe.

Wie effizient ist denn die Software-Entwicklung mit WMS?

Wolfgang Graßhof: Hocheffizient. Was ich damit meine, möchte ich mit Zahlen belegen. Wir haben im Januar 2014 ein Projektaufwand mit herkömmlicher Entwicklungsmethode und mit unserem agilen Entwicklungsansatz und WMS geschätzt. Der Zeitaufwand der herkömmlichen Methode war um ein Vierfaches höher als die Entwicklung mit WMS. Und wir haben die herkömmliche Entwicklungsmethode recht sportlich geschätzt. Außerdem hat der Kunde bei der Realisierung mit WMS nicht erst am Ende des Entwicklungsprojekts die Software erhalten, sondern in mehreren Iterationen. In diesem Fall hat dies bedeutet, dass obwohl das Entwicklungsprojekt erst im Oktober abgeschlossen war, bereits ab Mitte März einen funktionsfähigen Softwarestand nutzen konnte und somit sehr früh Vorteile erzielen konnte.

Aufgrund dieser kurzen Auslieferungszyklen konnten wir auch noch Verbesserungsvorschläge des Kunden einarbeiten und hatten ein sehr erfolgreiches Projekt für beide Seiten.

Können Sie mit diesem Ansatz auch Fremdsoftware integrieren?

Wolfgang Graßhof: Selbstverständlich! Was wir hierfür benötigen, ist eine Schnittstelle zur Fremdsoftware. Wird diese offiziell angeboten, können wir sie integrieren und verwenden. Gibt es diese nicht, haben wir immer noch die Chance, uns die Daten über die Datenbank der Fremdsoftware zu holen. Das erfordert zwar etwas Analysearbeit, aber funktioniert in der Regel auch sehr gut. Was wir in diesem Fall jedoch nicht machen ist, dass wir Daten in die Datenbank zurückschreiben, weil wir nicht absehen können, inwieweit dadurch die Stabilität der Fremdsoftware gefährdet wird.
Wir sind es gewohnt, Daten aus ERP-, CRM- oder Core Banking Lösungen zu extrahieren und weiter zu verarbeiten.

Erkaufen sich Ihre Kunden die maßgeschneiderte Lösung nicht durch die Abhängigkeit von WOGRA?

Wolfgang Graßhof: Klar. Aber welcher IT-Chef ist nicht abhängig? Entwickelt das Unternehmen selbst, ist er von seinen Programmierern abhängig: Die werden krank, gehen in Rente oder wechseln zu einem anderen Arbeitgeber. Vor allem haben diese Mitarbeiter das Problem, dass sie jeden Tag mit den gleichen Softwaresystemen arbeiten und wenig den Blick über den Tellerrand hinaus haben. Unsere Entwickler müssen immer wieder in anderen Projekten arbeiten und lernen sehr viele unterschiedliche Problemstellungen kennen und sind dadurch sehr erfahren.

Und wenn der IT Chef nicht selbst entwickelt, ist er abhängig von einem Systemhaus oder Softwarelieferanten.

Unsere Entwicklungsplattform liegt jedoch als Open Source Lösung vor. Er ist somit in der Lage, diese selbst intern zu verwenden, oder andere Dienstleister zu beauftragen, mit dieser Plattform weiter zu arbeiten. Der Quellcode ist für jeden ersichtlich und an seine Bedürfnisse anpassbar.

Die Argumentation von kleinen Firmen abhängig zu sein, die vielleicht weniger stabil sind, lasse ich ebenfalls nicht gelten. In unserer Branche werden jeden Monat Unternehmen in jeder Größe verkauft und ändern damit ihre Ausrichtung. Es ist ein Irrtum zu glauben, dass größere Unternehmen stabiler sind oder ihre Ausrichtung nicht ändern.

Uns ist bewusst, dass IT Leiter vielleicht ihre berufliche Karriere riskieren, wenn sie eine kleine Firma wie WOGRA beauftragen. Deshalb haben wir in unseren Unternehmenswerten den Passus aufgenommen, dass ein IT Leiter niemals seine Entscheidung bereuen darf. Und so handeln wir von Anfang an. Letztlich geht es darum, dass wir als Dienstleister zu unseren Versprechen stehen und auch immer in Problemfällen als kompetente Ansprechpartner zur Verfügung stehen und die Probleme rasch beseitigen.

Die meisten Kunden arbeiten schon seit unserer Gründung mit uns zusammen; falls in einem ihrer Programme überraschenderweise heute noch ein Fehler auftauchen sollte, wird der von uns selbstverständlich korrigiert. Dazu ist keine große Sucherei notwendig und auch nicht der Einsatz von genau dem Programmierer, der damals die Software erstellt hat. Der Grund ist einfach, dass all unsere Programme eine ähnliche Struktur besitzen, weil wir die Software konsequent nach einer Methode erstellen und dabei ganz bewusst auf verlässliche Technologien einsetzen.

Wie viel Standard nutzen Ihre Kunden?

Wolfgang Graßhof: Die meisten Kunden haben einen Abdeckungsgrad von 80% mit Standardsoftware. Die restlichen 20% sind Speziallösungen, die wir oder Wettbewerber entwickeln. Dieses Verhältnis ist aus meiner Sicht auch sinnvoll, denn viele Prozesse können sinnvoll mit Standardlösungen abgebildet werden. Dort, wo die Unternehmen speziell werden, kommen wir mit unseren individuellen Lösungen ins Spiel. Denn damit stellen die Unternehmen sicher, dass sie für ihre Kunden und Partner besonders bleiben und ihren Wettbewerbsvorteil herausarbeiten.

Wie definieren Sie denn die Anforderungen an solch eine neue Lösung?

Wolfgang Graßhof: Für die Definition der Anforderungen haben wir unsere Geschäftsprozessanalyse. Wichtig ist, zu verstehen, was der Kunde erreichen will und vor welchen  Herausforderungen er steht – dann findet man die optimale Lösung.

Wie funktioniert das?

Wolfgang Graßhof: Wir setzen uns mit dem Kunden zusammen und stellen fest, was er braucht. Diese Anforderungen werden bei uns modelliert. Dies geschieht mit grafischen und textuellen Modellen. Der Vorteil bei diesem Ansatz ist, dass der Anwender durch grafische Hilfsmittel ein besseres Verständnis für das Lösungsmodell erhält. Dank WMS können wir aus dem Modell einen ersten Prototyp generieren. Daran stellt der Kunde fest, was noch fehlt oder was geändert werden müsste. Anschließend verfeinern wir das Modell und entwickeln die ersten Features der Software und stellen diese dem Kunden vor. Das Feedback verarbeiten wir mit der nächsten Entwicklungsiteration und sobald der Kunde für sich entscheidet, dass die Software nun einen ersten verwendbaren Stand erreicht hat, wird sie dem Kunden produktiv zur Verfügung gestellt. Diesen Zyklus durchlaufen wir mehrmals, sind aber durch die Methode und unsere Werkzeuge erfahrungsgemäß viel schneller als andere, die im Vorfeld jedes kleinste Detail der Software festschreiben und später in der Praxis feststellen, dass die Theorie des Pflichtenheftes nicht stimmt.

Oft wird zu viel Aufwand in solche Pflichtenhefte investiert. Da wird monatelang diskutiert und geändert – bis irgendwann die Software-Entwicklung starten kann. Wir diskutieren kürzer, modellieren und stellen den Prototypen vor. Dann stellt der Kunde an diesem fest, dass wir etwas falsch verstanden haben oder dass er selbst etwas in den Vorgaben vergessen hat. Das wird anschließend von uns im nächsten Schritt integriert.

Manchmal stellt man das auch erst dann fest, wenn die Software eingeführt ist …

Wolfgang Graßhof: Bei herkömmlichen Methoden kommt dies vor, aber bei uns kann das durch die inkrementelle Entwicklungsmethode verhindert werden.

Würde es Ihnen nicht auch helfen, wenn der Kunde im Lastenheft klipp und klar bis ins kleinste Detail sagt, was er will?

Wolfgang Graßhof: Klar, aber das ist nicht die Realität. Ich habe noch keinen Kunden getroffen, der zu Beginn eines Projektes genau wusste, wie seine Software aussehen sollte. Meistens hat er nur eine vage Idee davon – und oft fehlt ihm das technische Verständnis dafür, was mit einer Software überhaupt möglich wäre. Das vermitteln wir ihm.
Der Kunde weiß genau, wofür er die Software braucht – und wir konstruieren dann im Dialog mit ihm die passende Lösung. Denn oft erkennen wir als Software-Experte, wo und wie der Kunde automatisieren könnte.

Wir haben viel über Werkzeuge und Methoden gesprochen. Wie wichtig ist der Faktor Mensch in der Software-Entwicklung?

Wolfgang Graßhof: Der Mensch muss das richtige Werkzeug gut einsetzen. Letztlich kommt es auf ihn an  – gerade auch beim Verständnis des Kunden. Deshalb haben wir auch keine Spezialisten. Bei uns muss jeder alles können – Entwicklung, Support, Design und Beratung. Jeder Mitarbeiter muss mit dem Kunden sprechen können, seine Anforderungen verstehen und unsere Werkzeuge beherrschen und damit entwickeln. Unsere Mitarbeiter sind Generalisten.

Menschen machen Fehler!

Wolfgang Graßhof: Das ist normal. Wichtig ist nur, wie man damit umgeht. Wenn die Software nicht das macht, was der Kunde wünscht, dann haben wir ihn offenbar nicht richtig verstanden. Dann fragen wir nach und ändern das wunschgemäß. An dieser Stelle wollen wir jedes Konfliktpotential vermeiden. Wir führen auch keine Diskussionen darüber, ob ein Kunde unsere Leistung bezahlen will oder nicht. Das kommt so gut wie nie vor. Außerdem können wir per Fernzugriff auf den Rechner des Kunden zugreifen und dort direkt Fehlerquellen suchen und beheben. Wir können aber auch remote Änderungen an seinen Programmen vornehmen, beispielsweise wenn rasch Anpassungen an neue gesetzliche Vorgaben notwendig werden.

Qualität hat doch ihren Preis. Wie vermitteln Sie das einem Kunden?

Wolfgang Graßhof: Mit Kunden, die uns kennen ist das nie ein Problem. Die schätzen unsere Leistungen und beauftragen uns immer wieder und noch besser: empfehlen uns weiter. IT Leiter schimpfen in der Regel über ihre Softwaredienstleister, deshalb haben solchen Empfehlungen ein besonderes Gewicht und dann muss man nicht mehr über den Preis diskutieren. Bei Neukunden ist es natürlich etwas schwieriger, aber wir sind ja nicht teurer als andere Dienstleister und können durch unsere Methoden und Plattformen Lösungen schneller anbieten. Dies ist oftmals überzeugend.