Frau Schmitt, wo sind die Zahlen? Oder warum eine Business Intelligence Lösung den Ärger mit dem Chef verhindert.

Treten Sie ein in die Welt eines mittelständischen Unternehmens, sagen wir 100 Mitarbeiter. Der Geschäftsführer trifft sich wöchentlich mit den Abteilungsleitern um die aktuelle Situation und Probleme vor Augen zu haben, damit ggf. schnell reagiert werden kann. Der Chef will halt wissen, wie sein Laden läuft.

Die Stunde davor

Frau Schmitt ist die Assistenz von Herrn Huber, dem Geschäftsführer des oben beschriebenen KMU (falls es die beiden wirklich gibt: Ähnlichkeiten zu existierenden Personen sind nicht beabsichtigt). In der Stunde vor dem Meeting, das den schönen modernen Namen “Jour Fixe” bekommen hat, hat Frau Schmitt ganz schön was zu tun. Ans Telefon geht Sie in der Zeit nicht, da müssen die Kunden oder Mitarbeiter oder wer auch immer halt warten. Am Nachmittag bitte wieder. Frau Schmitt loggt sich ein. Erst ins CRM, denn sie soll dem Chef eine Übersicht liefern können, welche neuen Kontakte der Vertrieb eingetragen hat. Na super, steht ja wieder nur die Häfte drin. Schnell greift Frau Huber zum Hörer, ruft den Vertriebsleiter an und bittet ihn, die fehlenden Daten in den nächsten 15 Minuten einzutragen. Und ja, bitte jetzt, denn es ist wichtig. Während die Dame nun also auf die aktualisierten Daten aus dem Vertrieb wartet, loggt sie sich in das nächste System ein: die Produktiionsüberwachung. Ausschussquote, Teile in der Warteschleife, produzierte Menge. Die Zahlen trägt sie in eine Excel-Tabelle ein, damit der Chef den historischen Velauf des letzten Monats und des letzten Quartals (mit wöchentlichem Durchschschnitt) sehen kann. Oh, der Kundenservice! Ab ins nächste System. Wieviele Anfragen kamen? Welche Bereiche waren betroffen? Reklamationen? Da sieht Frau Schmitt durch Zufall, dass eine Reklamation schon im Eskalations-Status ist – ein Anwalt wurde eingeschalten. Bei einem Stammkunden. Und warum wurde Sie nicht informiert? Die Laune von Frau Schmitt ist nicht mehr die beste, als sie im Kundenservice anruft und daran erinnert, dass bei Eskalationsstufen IMMER die Geschäftsführung bzw. zumindest die Assistenz informiert werden muss. Es geht hier immerhin aktuell um einen Stammkunden! Der Kundenservice fügt sich brav und Frau Schmitt schaut schnell noch einmal ins CRM rein. Nur noch 15 Minuten bis zum Meeting – und Sie muss noch den Kaffee bereit stellen … hoffentlich hat der Vertriebsleiter an die Daten gedacht! Doch das Glück ist leider nicht auf Ihrer Seite – die Daten fehlen. Verstimmt ruft sie den Vertriebsleiter erneut an. Der hört nun deutlich raus, dass die Dringlichkeit kein Witz war und trägt schnell die restlichen Daten ein. Bis er fertig ist, kümmert sich Frau Schmitt noch schnell um den Kaffee. Fünf Minuten vor dem Temin sieht sie die Email vom Verriebsleiter, dass nun alle Daten eingetragen sind. Hat er gut gemacht . es sind wirklich alle Daten drin. Schnell ausdrucken, Mappe nehmen und ab zum Meeting.

Die Stunde der Wahrheit

Frau Schmitt ist beruhigt. Sie hat alles erledigt. Das CRM, Produktion, Kundenservice … war nicht leicht, aber alles hat geklappt. Der Chef lässt sich gerade von den Abteilungsleitern die Situation der Fachbereiche erklären und macht einen sichtlich erfreuten Eindruck. Er schaut sich mit einem Lächeln die Blätter an, die Frau Schmitt ihm als Ergebnis ihrer letzten Stunde reicht. Die Sache mit dem Anwalt ist zwar nicht erfreulich, aber er ruft nachher mal den Kunden an, da kann man sicher noch was machen. “Hervorragend, das sieht ja alles sehr gut aus! Wie sind denn die Verkaufszahlen, die Einnahmen?” Frau Schmitt wird ganz heiß. Das Herz fängt an wild zu pochen. Ihre Augen werden groß und man sieht es ihr an: Sie hat die Zahlen vergessen. “Frau Schmitt, wo sind die Zahlen?” fragt Herr Huber. Sicherlich hat sie das Blatt nur noch in ihrer Mappe drin und reicht es ihm gleich. “Frau Schmitt? Die Zahlen, bitte.” Frau Schmitt öffnet den Mund und sagt leise “Hab ich nicht”. “Wie, haben Sie nicht …?” “Äh, die habe ich wohl vergessen.” gibt die Dame dann zu. “Gut, also ein anderes Mal” sagt der Geschäftsführer, beendet das Meeting und alle Mtarbeiter kehren an ihren Arbeitsplatz zurück.

Die Stunde danach

“Frau Schmitt, bleiben Sie bitte noch …”. An diesen Worten erkenne Frau Schmitt bereits, dass die nächste Stunde nicht die beste des Tages wird. Ihr Chef hält ihr eine Standpauke, die sich gewaschen hat. Denn sie hat ja leider nicht nur heute die Zahlen vergessen. Beim letzten Mal war es das CRM. Davor der Vertrieb. Aber es ist ja auch alles soviel! In jedes System muss sie sich einzeln einloggen, das Passwort soll aus Sicherheitsgründen weder gespeichert werden noch darf es überall gleich sein. Da vergisst man doch schnell was!

Das Jahr danach

Frau Schmitt hat gewechselt. Nach weiteren Versäumnissen musste sie sich einen neuen Job suchen. Sie hatte Glück und hat in der Nähe ihres Wohnorts wieder eine Position als Assistenz der Geschäftsführung gefunden. Auch hier gibt es wöchentlich einen “Jour Fixe”. Doch hier hat Frau Schmitt nicht ein einziges Mal die Daten vergessen. Als Frau Schmitt ihren ersten Arbeitstag antrat, zeigte ihr der Geschäftsführer kurz alle für sie relevanten Systeme. Und kurz war wirklich kurz, denn es handelte sich nur um ein System, ein einziges. “Das hier wurde speziell für uns entwickelt. Ist ja lästig, wenn man sich immer in alle möglichen Anwendungen einloggen muss, nur um Zahler heraus zu ziehen. Darum sammelt wir alle relevanten Zahlen hier, sehen schnell Abhängigkeiten und machen es uns salopp gesagt einfacher.” Frau Schmitt traute ihren Augen kaum. Wie einfach, übersichtlich und schnell sie nun die Daten hatte! “Was ist das?” fragte sie ihren neuen Chef. Der antwortete mit einer Gegenfrage: “Haben Sie denn noch nie etwas von Business Intelligence gehört?”